Накладная для грузовых автомобилей

Накладная для грузовых автомобилей

Путевой лист грузового автомобиля

Чтобы контролировать работу водителя и транспортного средства, компании обязаны оформлять накладные. Это бухгалтерский документ оригинального характера. На их основе рассчитывают заработную плату за работу водителя, списывают горюче-смазочные материалы, а также предъявляют сумму к выплате заказчику. Давайте разберемся, как оформить транспортную накладную с учетом новых правил, вступивших в силу с 1 января 2021 года.

Как работать с путевым листом

Этот документ заполняет уполномоченный сотрудник компании-владельца транспортного средства – это может быть сам менеджер, бухгалтер или диспетчер. Это необходимо сделать до начала поездки, если ее продолжительность превышает продолжительность смены водителя, или перед первой поездкой, если водитель выполняет более одной смены.

Если на одно транспортное средство оформлено несколько проездных билетов, дата, время и показания одометра вводятся следующим образом

    карта водителя, которая первой выезжает с парковки, вводится в карту водителя, которая первой выезжает с парковки; на карте водителя, въезжавшего на парковку последним, – информация о въезде автомобиля на парковку.

Важно: С 1 марта 2019 года в соответствии с приказом Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467 вступили в силу нововведения. В частности, данные одометра необходимо снимать при выезде и въезде на «стоянку» (а не «в гараж»). С 2021 года в форму также должны быть включены новые требования: информация о транспорте, обязательная марка транспортного средства, медицинские осмотры до и после водителя и технический осмотр транспортного средства (Постановление министра транспорта от 11 сентября 2020 г. № 368).

Бланки грузовых билетов содержат отрывные купоны. Часть информации, содержащейся в нем, вводится заказчиком, а часть – подрядчиком. Купоны необходимы для выставления счета клиенту за услуги, предоставленные грузовиком.

Все накладные хранятся у собственника или арендатора транспортного средства в бухгалтерии после истечения срока их годности. На основании информации из транспортной накладной бухгалтер рассчитывает зарплату водителю и списывает расходы на топливо и эксплуатацию транспортного средства.

Какой бланк использовать

Государство рекомендует три формы коносаментов. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П – для подрядных работ, 4-С – для сдельной работы и 4-М – для перевозки на дальние расстояния. Отличий в заполнении этих форм практически нет.

Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 и с начала 2013 г. больше не используются в обязательном порядке. В настоящее время данные бланки не содержат всех необходимых элементов накладной, но могут быть дополнены с учетом требований, изложенных в Постановлении Минтранса от 11 сентября 2020 г. Обязательное постановление от 18 сентября 2008 г. №, определившее порядок заполнения накладных и перечень их элементов)

Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)

Для начала нужно определить:

    Серия и номер накладной, дата выдачи. Название организации, ее код ОКПО, адрес, телефон и ОГРН или ОГРНИП (согласно приказу Минтранса от 7 ноября 2017 г. № 476). Срок действия листа. Здесь вводится дата: день, месяц, год. Информация о транспорте. Порядок заполнения этой детали определяется постановлением Минтранса от 3 февраля 2021 г. № ДЗ-468-ПГ. Для грузовиков написано «Грузоперевозки».

Предоставьте дополнительную информацию об автомобиле, водителе грузовика и т. Д.:

    Режим работы, количество конвоев, экипаж. Марка автомобиля, номер парковки (раньше это был номер гаража). Состояние, номер гаража. Фамилия водителя, его служебный номер. Номер лицензии, класс. Тип лицензии, ее реквизиты. Информация о прицепах.

Затем есть таблица, в которой необходимо ввести данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Обратите внимание на дату, месяц, время, показания одометра.

Читайте также:  Рекомендации по подаче иска в суд

Затем есть таблица с информацией о движении топлива. Регистрируются марка автомобиля и его код, количество израсходованного топлива, количество оставшегося после возвращения на стоянку и рабочее время. ТРК, слесарь и диспетчер должны расписаться в своих графах.

После этого стола механик и водитель подписывают, что они выпустили и забирают машину.

Информация! Новые правила заполнения транспортной накладной предусматривают, что инспектор должен поставить отметку «Разрешение на линию» после проверки технического состояния грузовика. Кроме того, нововведения от 2021 года диктуют, какой знак следует вписать в карточку после медицинского осмотра водителя: после предвыездного осмотра – «прошел медосмотр перед вылетом, допущен к работе», после посещения – «сдал медицинский осмотр после посещения ».

В заказе должны быть указаны имя и адрес клиента, время прибытия и убытия от клиента, сколько часов проработал водитель и сколько поездок было совершено.

В билетах, передаваемых заказчику, компания-исполнитель указывает:

    Номер и дата накладной. Срок оплаты. Совершил путешествия. Присутствовал ли экспедитор. Пробег с груженым и общий. Чрезмерные поездки. Тонны (вес перевозимого груза). Тонно-километры.

На обратной стороне билета покупатель должен отметить:

    Название компании клиента. Марка автомобиля, прицепы, их количество. Имя, фамилия и должность уполномоченного лица. Время прибытия к клиенту, выезд к клиенту. Показания одометра.

Оторванный купон должен быть подписан таксистом.

На обратной стороне формы должны быть указаны данные о выполнении водителем задания: название компании клиента, показания одометра, время прибытия к клиенту, маршрут.

Также есть таблица, показывающая, были ли простои на линии, по какой причине и в какое время, какова была их продолжительность. Ответственное лицо должно поставить свою подпись для подтверждения данных.

Затем идут таблицы, содержащие информацию о расходе топлива, заработке водителей.

Дополнительно по каждому покупателю заполняется таблица с такими данными (данные по отрывным купонам для покупателей повторяются):

    Срок оплаты. Поездка. Присутствовал ли экспедитор. Пробег груженый и все. Чрезмерные поездки. Тонны (вес перевозимого груза). Тонно-километры.

К информации! Эти документы необходимо занести в специальный журнал для их учета. С 2021 года такой журнал может вестись в электронном виде, но его данные должны быть заверены квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» коносамент, он должен храниться в бухгалтерии компании в течение 5 лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля

Транспортная накладная, принадлежащая индивидуальному предпринимателю или организации, – это документ, который нужен организации для учета и контроля работы водителя и грузовика. Его форма не является обязательной (работодатель может использовать свою), но есть требования к информации, которая должна быть в ней включена.

Для организаций и индивидуальных предпринимателей, занимающихся перевозкой грузов, основными документами являются путевые листы на грузовые автомобили или, как их часто называют, путевки. Помимо коносамента на перевозимые грузы, коносамент является основным бухгалтерским документом, определяющим характеристики каждого транспортного средства (TC).

Данные из него нужны для биллинга:

    Пройденные километры автомобиля; потребление топлива; режим работы; расчет заработной платы водителя; для расчетов с заказчиками за транспортные услуги.

Форма коносамента на большегрузный транспорт утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78. В марте 2020 года введен новый образец коносамента на большегрузный транспорт. , который содержит обновленную обязательную информацию об отдыхе и графике работы водителя, а также об осмотрах перед началом работы и отправлением в поездку.

Какие документы по автотранспорту оформлять в организации

4-п, 4-с, 4-м: путевые листы грузового автомобиля

Накладная на перевозку груза – Форма № 4-п. В постановлении об утверждении формы изложены инструкции по ее заполнению и практическому использованию.

Существует дополнительная форма – форма № 4-с – для использования при сдельной оплате труда. С другой стороны, форма № 4-п используется при условии оплаты работы по графику. Используется при транспортировке товаров нескольким клиентам за одну смену.

Читайте также:  Налоговая декларация физических лиц за 2021 год | образец, скачать, пример

Еще одна форма путевки, разработанная специально для междугородних перевозок – форма с номером 4-м. Он отличается от двух предыдущих тем, что выдается на несколько рабочих дней одновременно, а остальные путевки выдаются в конце смены. Принцип заполнения этих форм практически такой же, за исключением нескольких мелких нюансов.

Все эти формы с 01.01.2013 не являются обязательными для использования, как и другие формы первичных учетных документов, входящие в альбомы унифицированных форм первичных учетных документов. Однако это не исключает возможности их использования. При необходимости организация или индивидуальный предприниматель может разработать собственную форму, что не является нарушением закона. Основное условие – действующая форма ваучера и правила его оформления утверждаются приказом руководителя организации и фиксируются в учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, чтобы ни у кого не возникало вопросов о том, как правильно заполнить ваучер в том или ином случае. Постановлением не утверждаются какие-либо унифицированные формы, но ссылка на их использование в учетной политике все равно будет требоваться.

Скачать бесплатно образцы от специалистов КонсультантПлюс:

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2020

Коносамент заполняется каждым уполномоченным лицом в организации, которая владеет или эксплуатирует транспортное средство. Это специальный диспетчер, бухгалтер и даже менеджер. Водитель может получить коносамент только после передачи предыдущего письма строго под расписку. В специальном журнале фиксируются выданные и переданные первичные документы.

При заполнении единого бланка накладной или бланка собственной разработки следует учитывать, что он является действительным бухгалтерским документом только в том случае, если он содержит элементы, требуемые пунктом 3 Приказа Министра транспорта от 25 декабря 2006 г. 152 от 18 сентября 2008 г., которому они принадлежат

    название и номер документа; информация о сроке действия; Данные о владельце (владельце) транспортного средства информация об автомобиле; Данные водителя; реквизиты и подпись лица, выдавшего ваучер.

С февраля 2017 года больше нет необходимости включать круглую печать в заглавную часть формы для тех организаций, которые работают без нее.

Позже был введен новый абзац, касающийся обязательного указания даты и времени предполетного технического осмотра транспортного средства, а не только медицинского осмотра его водителя. Эти данные вносит специалист, непосредственно проводивший осмотр, и заверяет его подписью с указанием имени, фамилии и отчества.

С 1 марта 2020 года вступили в силу изменения, предусмотренные приказом Минтранса России от 21 декабря 2018 года № 467. Они обязывают уполномоченных лиц снимать показания одометра (время и дату) при входе и выходе. парковка (парковочное место), а не из гаража. Наблюдатели не обязаны ставить штампы на чеках перед поездкой или сменой, все, что вам нужно, это ваше полное имя и личная подпись.
Нововведения выделены красным на рисунке ниже (см. Пример формы 4-п).

Таким образом, каждая из трех вышеупомянутых форм путевых листов для грузовиков состоит из двух листов и отрывных талонов. Форма содержит следующие разделы:

    данные организации или индивидуального предпринимателя, дата и номер выдачи, сведения о транспортном средстве и его водителе; данные о работе автомобиля; информация о расходе топлива (заправка, расход и остаток топлива), которая предоставляется как в начале и в конце смены, так и после каждой поездки; распределение обязанностей водителя; список лиц, ответственных за транспортное средство; порядок выполнения задачи; результаты работы автомобиля и прицепа; данные технического осмотра и состояния автомобиля; данные технического осмотра и состояния автомобиля; данные медицинского осмотра.
Читайте также:  Документы при приеме на работу

Отрывные купоны заполняются клиентом и являются основанием для выставления счета владельцу транспортного средства за предоставленную услугу. Эти отрывные купоны прилагаются к счету.

Образец бланка формы 4-с

Образец бланка формы 4-п

Правила заполнения

Ваучеры выдаются до начала поездки, если ее продолжительность превышает продолжительность рабочей смены, или до начала первой поездки, если водитель успевает совершить несколько поездок за одну смену. Если на одно транспортное средство выдается несколько путевок (при использовании несколькими сотрудниками), дата, время и пробег указываются в документах следующим образом:

    в ваучере на первую поездку – данные на момент выезда автомобиля со стоянки; в ваучере на вторую поездку – данные о прибытии автомобиля на стоянку.

Рассмотрим, как правильно оформить транспортную накладную на грузовик. Записывает данные о дате отправления грузовика и типе задания:

    командировка; работать по графику; работа в выходные или праздничные дни; конвой; бригада; так далее.

Обязательным условием является предоставление точной информации о транспортном средстве и его водителе: необходимо ввести регистрационный номер, марку и гаражный номер транспортного средства, данные о прицепе, если он используется, а также имя и фамилию водителя и информацию. о его сертификате. Разберем подробно пример заполнения накладной на грузовой автомобиль.

В столбце «Задачи для водителя» указаны адреса и имена всех клиентов. Затем введите расстояние до каждого пункта назначения и отметьте количество поездок. Наконец, введите время прибытия и отправления автомобиля.

Раздел расхода топлива содержит поля для ввода марки топлива, кода марки, времени работы двигателя и любого специального оборудования, установленного на транспортном средстве. Вводить индекс расхода топлива обязательно, если автомобиль эксплуатируется в особых условиях, например, на морозе. Все заполненные графы должны быть заверены подписями ответственных лиц.

Транспортные накладные хранятся в бухгалтерии владельца или арендатора транспортного средства. Коносаменты используются для регистрации эксплуатации транспортного средства, поэтому рекомендуется хранить их вместе с товаросопроводительными документами, чтобы их можно было проверить одновременно. Слесарь или диспетчер принимает от водителей путевки. В случае повреждения, уполномоченное лицо внесло информацию о ремонте, его стоимости и используемых запчастях в графу «Примечания». На основании этих данных бухгалтерия, куда должен быть сдан билет, должна рассчитать заработную плату и эксплуатационные расходы транспортного средства.

Как отразить в путевке новые требования к содержанию

Согласно приказу Минтранса России № 476 от 11.07.2017 в форме указываются не только адрес и телефон организации, но и ее ОГРН.

В письме №03-01 / 21740-ИС от 28.09.2018 Минтранс России напомнил, что бланк означает прохождение медицинского осмотра. Водителя осматривает врач (указывается дата осмотра), а транспортное средство осматривает механик. Факт прохождения предполетного досмотра подтверждается датой на проездном. Штамповка до и после осмотра транспортного средства не является обязательной. Врач, проводивший осмотр, может поставить только дату, имя и собственноручную подпись.

Ответственность за ошибки в документе

Коносамент может быть проверен сотрудником дорожной полиции, остановив транспортное средство. Если документа нет или он составлен некорректно, инспектор выдает билет на сумму 500-3000 рублей в соответствии со статьей 12.3 КоАП РФ.

Однако есть еще одна угроза со стороны налоговых служб: поскольку накладные используются для налоговой отчетности, в случае ошибок, содержащихся в них, компания подвергается штрафным санкциям и пересчету налоговой базы.

Оцените статью
Добавить комментарий